G Suite là gì? 10 lợi ích khi sử dụng dịch vụ G Suite

G Suite có tên gọi khởi đầu là Google Apps for Business hay Google Apps for Work, đây là một bộ ứng dụng trên nền tảng điện toán đám mây được cung cấp bởi Google. Hiện tại bộ ứng dụng G Suite by Google có tên gọi chính thức là Google Workspace (Google công bố đổi tên mới vào tháng 10/2020). Cùng Bigone.vn tìm hiểu để hiểu rõ hơn G Suite (Google Workspace) là gì? G Suite và Google Workspace có điểm gì khác biệt và những lợi ích bộ công cụ này mang lại cho doanh nghiệp nhé!

G Suite là gì

G Suite là là một bộ công cụ được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây do Google (Google Cloud Platform) cung cấp hướng tới các đối tượng khách hàng là doanh nghiệp. Không chỉ đơn giản là Gmail doanh nghiệp và chat mà còn là video call, đặt lịch làm việc, chia sẻ dữ liệu, cùng tạo và chỉnh sửa trực tuyến. Bộ ứng dụng bao gồm: Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Hangout, Calendar, Sites, Vault,… 

G Suite trước đây có tên gọi là Google Apps for Business hay Google Apps for Work và được đổi tên là G Suite từ năm 2016. Hiện tại G Suite lại chính thức được đổi tên thành Google Workspace, sau khi bộ công cụ đổi tên một số ứng dụng được nâng cấp, hoàn thiện và các biểu tượng ứng dụng của Google cũng được thiết kế lại. Những lợi thế về việc tiết giảm chi phí lưu trữ dữ liệu, rút ngắn thời gian triển khai cũng như mức độ bảo mật, chỉ với vài thiết lập đơn giản, Google Workspace cho phép người dùng làm việc hiệu quả hơn và tập trung hơn, mọi công việc đều được thực hiện và hoàn thành gói gọn, đồng bộ trong một nơi duy nhất. Tính tới nay, bộ công cụ Google Workspace đã và đang trở thành lựa chọn của hơn 6 triệu người dùng doanh nghiệp trên toàn cầu, đặc biệt phải kể đến là các tổ chức giáo dục, các start up hay các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

10 lợi ích khi sử dụng dịch vụ G Suite - Google Workspace

1. Xây dựng hệ thống Email chuyên nghiệp

Với việc cài đặt Email cho các nhân viên công ty dựa theo theo tên miền của công ty, doanh nghiệp hoặc theo tên công ty, doanh nghiệp dưới dạng name@tencongty.com, điều này không chỉ giúp tăng tính chuyên nghiệp trong môi trường doanh nghiệp hay khi gửi Email cho khách hàng mà còn giúp quản lý nhân viên và hoạt động của doanh nghiệp trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn. Không chỉ có vậy, Email theo tên doanh nghiệp còn được xem là một loại tài sản của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu hiệu quả trong các chiến dịch Email Marketing hướng đến khách hàng.

2. Khả năng cài đặt nhanh chóng và thuận tiện

So với nhiều dịch vụ khác trên thị trường, việc cài đặt và cấu hình dịch vụ G Suite rất nhanh chóng, thời gian tối đa chỉ trong vòng 24h. Đặc biệt, doanh nghiệp không cần đầu tư hệ thống Server, không cần mua bản quyền phần mềm, không cần cài đặt hay cấu hình máy chủ, không cần nâng cấp, bảo trì hệ thống. Ngoài ra, việc cài đặt thiết lập dịch vụ không làm gián đoạn hay ảnh hưởng tới công việc.

3. Đảm bảo tốc độ, hiệu suất cao

Dịch vụ G Suite được phát triển dựa trên nền tảng điện toán đám mây tiên tiến đồng thời các ứng dụng của G Suite, trong đó có Email doanh nghiệp được lưu trữ trên hệ thống máy chủ phân bổ trên toàn cầu, nhờ vậy nó luôn đảm bảo tốc độ, hiệu suất cao đi cùng khả năng kết nối nhanh chóng. G Suite by Google Cloud đảm bảo độ ổn định dịch vụ (Uptime) lên tới 99,9%, tốc độ nhận và gửi Email xếp hạng hàng đầu thế giới. Các doanh nghiệp giờ đây không cần lo lắng về tốc độ sử dụng dịch vụ, giúp nhân viên nâng cao cảm hứng trong công việc và tiết kiệm tối đa thời gian gửi Email.

4. Tính linh hoạt và độ tương thích cao khi sử dụng

G Suite là giải pháp có khả năng tương thích với mọi nền tảng, bất kỳ thiết bị hay phần mềm quản trị Email nào, các doanh nghiệp có thể tích hợp dịch vụ với các phần mềm phổ biến như Outlook, ThunderBird hay các Mail Client trên smarphone. Đặc biệt, với G Suite, doanh nghiệp có thể kết nối với Email ở bất kỳ đâu, bất kỳ thiết bị di động thông minh và bất kỳ lúc nào chỉ với kết nối Internet. Ngay cả khi không có kết nối, trên các thiết bị di động và máy tính để bàn, người dùng hoàn toàn có thể đọc và soạn thư, thư được gửi đi ngay khi trở lại trực tuyến.

5. Chuyển đổi nhanh chóng và sao lưu an toàn

Các doanh nghiệp có thể chuyển đổi dữ liệu từ bất kỳ hệ thống Mail Server nào sang G Suite, không hề gián đoạn, không mất mail,…gây ảnh hưởng đến công việc. Đồng thời, mọi dữ liệu (Email, tài liệu, các cuộc trò chuyện nội bộ) của doanh nghiệp được sao lưu an toàn hoàn toàn tự động, người dùng không cần lo lắng về việc mất mát thông tin trong quá trình sử dụng hệ thống Email doanh nghiệp G Suite. Dữ liệu có thể truy cập từ bất cứ nơi nào, trên cả máy tính và thiết bị di động chỉ cần có kết nối internet. Dữ liệu không bao giờ bị mất đi ngay cả khi máy tính bị hỏng hoặc bị đánh cắp.

6. Tiết kiệm chi phí

Với giải pháp Email dành cho doanh nghiệp G Suite, các doanh nghiệp giờ đây không còn phải bận tâm nhiều đến các chi phí ẩn và phụ phí như chi phí thiết lập, chi phí đầu tư hệ thống, chi phí nhân sự, chi phí rủi ro,… Làm việc, tương tác bằng các ứng dụng dựa trên web của Google mà không yêu cầu phần cứng hay phần mềm và chỉ quản lý bằng tài khoản quản trị viên với giao diện thân thiện, tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí bảo trì cho doanh nghiệp. Chi phí toàn bộ cho mỗi người dùng rất thấp chỉ 2080vnđ mỗi ngày. Không phải tốn chi phí bảo trì

7. Chế độ bảo mật hoàn hảo

Với khả năng bảo mật vượt trội, khi sử dụng dịch vụ G Suite, doanh nghiệp của bạn được bảo vệ một cách toàn diện khỏi các phần mềm tống tiền (ramsomeware) và hầu hết virus lan truyền qua thư điện tử.

Khi bạn tin tưởng để thông tin của công ty bạn tại Google, bạn có thể tự tin rằng thông tin quan trọng của bạn là an toàn và bảo mật. Google tuyển dụng hơn 650 chuyên gia làm việc toàn thời gian, bao gồm một số chuyên gia hàng đầu thế giới về bảo mật máy tính nhằm bảo vệ dữ liệu của bạn. Giống như tất cả các nhóm tại Google, nhóm này không ngừng đổi mới và làm cho tương lai trở nên an toàn hơn, không chỉ cho hàng tỷ người dùng của Google mà cho các tổ chức doanh nghiệp.

Dữ liệu chính của khách hàng được tải lên hoặc được tạo trong các dịch vụ của G Suite được mã hóa ở trạng thái tĩnh như được mô tả trong bài viết trong trung tâm trợ giúp này. Quá trình mã hóa này diễn ra khi dữ liệu được ghi vào đĩa mà khách hàng không phải thực hiện bất kỳ hành động nào. Google mã hóa dữ liệu bằng các khóa mã hóa riêng biệt kể cả khi chúng thuộc sở hữu của cùng một khách hàng. Dữ liệu được mã hóa theo Chuẩn mã hóa nâng cao (AES) 128 bit hoặc mạnh hơn.

G Suite có hệ thống chứng thực bảo vệ từ những truy cập trái phép bằng cách có mã xác nhận 2 bước. Mặc dù có mật khẩu nhưng vẫn bắt buộc phải có mã gửi về điện thoại cá nhân thì mới có thể truy cập được.

8. Toàn quyền kiểm soát dữ liệu

Khách hàng có tài khoản quản trị viên để quản lý người dùng. Quản trị viên dễ dàng thêm, xóa, tạm ngừng, đổi tên, đổi mật khẩu người dùng. Quản lý thiết bị và định cấu hình bảo mật cũng như cài đặt để dữ liệu của bạn luôn được an toàn.

9. Không ngừng nâng cấp và cập nhật tính năng cho G Suite

Google không ngừng thêm các chức năng mới vào G Suite, làm cho bộ ứng dụng ngày càng được tiên tiến và ưu việt hơn với người sử dụng mà không tính thêm kinh phí và không gặp rắc rối như cách nâng cấp  các phần mềm truyền thống.

10. Hỗ trợ khách hàng 24/7 

Tùy chọn hỗ trợ bao gồm: Điện thoại, email, trò chuyện. Đặc biệt đối tác của Google luôn sẵn sàng để giúp các bạn triển khai, di chuyển dữ liệu, tích hợp hệ thống và phát triển ứng dụng tùy chỉnh.

So sánh bộ công cụ G Suite với Google Workspace

Mới đây nhất, Google chính thức thông báo, phiên bản G Suite không còn khả dụng kể từ ngày 01/08/2022.

Các doanh nghiệp đang sử dụng bộ công cụ G Suite sẽ tự động chuyển lên Google Workspace. Các phiên bản G Suite Legacy (G Suite free) sẽ phải nâng cấp nên bản trả phí Google Workspace nếu tiếp tục sử dụng trước khi Google ngừng hoàn toàn G Suite.

Bản nâng cấp mới của bộ công cụ Google Workspace vẫn kế thừa mọi ưu thế của G Suite, tuy nhiên, một vài đặc điểm đã có nhiều cải tiến.

1. Device Management (Quản lý thiết bị)

G Suite Basic không bao gồm: quản lý điểm cuối nâng cao, khả năng phân phối ứng dụng dành cho thiết bị di động và thiếu tính năng quản lý thiết bị Android. 

2. Lưu trữ (Storage)

Google hiện đã xoá bộ nhớ không giới hạn khỏi gói Google Workspace Business dành cho tổ chức mua nhiều hơn 5 người dùng. Đây là một tính năng phổ biến của các gói G Suite.

Mặc dù doanh nghiệp mua dưới 5 người dùng tăng từ 1 TB lên 2 TB trong Google Workspace. nhưng ảnh hưởng đến nhiều tổ chức khi mất bộ nhớ không giới hạn do sử dụng gói G Suite. 

Doanh nghiệp đang sử dụng G Suite có thể tốn chi phí chuyển đổi hoàn toàn sang Google Workspace. Họ phải nâng cấp lên Enterprise Google Workspace để có bộ nhớ không giới hạn.

3. Bảo mật & Quản trị 

Phiên bản G Suite, không có các tùy chỉnh nâng cao trong Security để: lọc email, chặn email spam, email quảng cáo, đặt các rule kiểm soát email nội bộ.

Không có chức năng Report & Audit để thống kê lịch sử hoạt động. Không có Sao lưu và Khôi phục dữ liệu, cảnh báo bảo mật cho người dùng và Quản trị viên.

Ngược lại, công cụ Google Workspace trong hệ thống có đầy đủ tính năng: thiết lập quy luật giám sát email, chặn thư rác, bảo mật tài khoản. Report & Audit cho phép kiểm soát hoạt động của người dùng: truy xuất lịch sử dữ liệu, báo cáo và phân tích hoạt động người dùng và trên toàn toàn hệ thống.

Sao lưu và Khôi phục dữ liệu bị xóa. Cảnh báo bảo mật cho Quản trị viên. Cho phép tùy chỉnh thông báo gửi Quản trị viên. Giúp Quản trị viên nhanh chóng phát hiện và ngăn chặn xảy ra sự cố.

Tạm kết:

Trên đây là những thông tin giải thích khái niệm G Suite là gì? Và các lợi ích mà bộ công cụ này mang lại cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể cân nhắc nâng cấp Google Workspace hoặc sử dụng đăng ký mới dịch vụ. Khi nâng cấp, dữ liệu và tài nguyên của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo toàn vẹn. Công việc văn phòng và nhân sự trải nghiệm làm việc chất lượng hơn. Hy vọng rằng những thông tin này có thể giúp ích cho độc giả.

Xem thêm:

• Website là gì? Tìm hiểu những khái niệm cơ bản về website?
• Top 10 xu hướng thiết kế website thịnh hành nhất năm 2023